Dokumenti ir neatņemama jebkura uzņēmuma vai organizācijas dokumentu noformēšana neatkarīgi no tā, vai tie ir privāti vai publiski. Dokumenti tiek aizpildīti, sašķiroti, nosūtīti, pieņemti utt. Ja ir vairāki dokumenti, vienkārši ir jāsastāda reģistrs - tas ne tikai vienkāršos ierēdņu un citu kategoriju darbinieku (ekonomistu, grāmatvežu utt.), Bet arī citu organizāciju darbinieku darbu, ja viņi pieņem nosūtītos dokumentus.
Instrukcijas
1. solis
Savāc nepieciešamos vienas kategorijas dokumentus, tas ir, dokumentus, kas saistīti ar vienu veidu (ražošanas izmaksu apstiprināšana, pieņemšanas / pārdošanas dokumenti utt.). Savāc administratīvo dokumentāciju atsevišķi: rīkojumi, dekrēti, rīkojumi. Kārtojiet tos pēc autorības (organizācijas vadītāja rīkojumi, nodaļu vadītāju rīkojumi utt.).
2. solis
Izveidojiet mapes jau sakārtotu dokumentu glabāšanai un visu failējiet hronoloģiskā secībā. Veiciet katras mapes uzskaiti. Dodiet viņiem inventāra numuru.
3. solis
Izveidojiet tabulu, pamatojoties uz dokumentiem ar atbilstošajiem laukiem, sadalot lapu kolonnās un rindās. Parakstiet kolonnas atbilstoši dokumenta mērķim un tā funkcionalitātei. Tajā pašā laikā atcerieties, ka reģistrā ir jābūt visaptverošai informācijai par dokumentiem, lai viena vai otra iemesla dēļ jums nebūtu atkal un atkal jāatver pats dokuments un tā vai tā dēļ jāpēta. Tā, piemēram, dokumentu reģistrā, kas apstiprina radušos izdevumus, jābūt šādām slejām: dokumenta numurs, nosaukums, dokumenta saturs, summa un atzīme dokumenta atgriešanā.
4. solis
Savukārt akcionāru dokumentu reģistrs AS, AS u.c. jāiekļauj nepieciešamie dati visu reģistrā reģistrēto personu identificēšanai, viņu tiesību uz akcijām fiksēšanai, par ienākumu saņemšanu no reģistrā reģistrētu personu akcijām, datu vākšanai par visiem akciju īpašniekiem, kā arī informācijai par viņi saņem visu veidu paziņojumus par sanāksmēm un citiem pasākumiem.
5. solis
Jums jāzina, ka, veidojot dokumentu reģistru jūsu ērtībai un meklēšanas ātrumam nākotnē, visi ieraksti ir jāglabā hronoloģiskā secībā.
6. solis
Tikai tad, ja dokumentu reģistrs ir sastādīts pareizi, jums nevajadzēs tērēt papildu laiku meklēšanai, jūs varat ātri un ērti atrast nepieciešamo papīru, nosūtīt nepieciešamo pieprasījumu vai paziņojumu un vienkārši kvalitatīvi paveikt savu darbu.
