Pareizi organizēts biroja darbs organizācijā vai uzņēmumā ļauj jebkurā laikā uzturēt dokumentus kārtībā un kontrolēt to kustību. Ja jūsu uzņēmuma darbība ir saistīta ar līgumu slēgšanu, veiciet atbilstošu viņu grāmatvedības žurnālu. Labi izstrādāts žurnāls ļaus ierakstīt informāciju par dokumentiem un to hronoloģiju.
Nepieciešams
- - žurnāls dokumentācijas ierakstīšanai;
- - ierakstāmie materiāli;
- - pildspalva;
- - zīmulis;
- - šķēres;
- - valdnieks;
- - papīrs;
- - diegi;
- - adata;
- - līme.
Instrukcijas
1. solis
Atrodiet ērtu veidlapu žurnāla uzturēšanai. Tajā pašā laikā izejiet no organizācijas steidzamajām vajadzībām un biroja darba īpatnībām. Nesen dokumentācijas uzskaites elektroniskās formas ir kļuvušas arvien izplatītākas, taču tās ne vienmēr ir ērti, iepazīstinot vadītājus ar tām. Vienkāršākajā gadījumā grāmatvedības žurnālu var sastādīt standarta lielformāta piezīmju grāmatiņā.
2. solis
Numurējiet žurnāla lapas, katras lapas apakšā vai augšpusē ievietojot kārtas numurus. Šujiet visu lapu bloku ar stingru pavedienu, virzot galus gar žurnāla pēdējo lappusi. Uz neliela papīra uzrakstiet, cik daudz lapu satur grāmata. Līmējiet šo etiķeti pēdējai lappusei pēc kārtas, nododot pavediena galus zem tā, sasietu mezglā. Kad līme izžūst, šeit piestipriniet dokumentu zīmogu un tās personas parakstu, kura izdevusi žurnālu.
3. solis
Sāciet veidot titullapu. Uzrakstiet žurnāla nosaukumu žurnāla priekšpusē, piemēram, “Līguma žurnāls”. Aprakstā iekļaujiet organizācijas (uzņēmuma) nosaukumu un tā galveno informāciju. Atstājiet divas rindiņas žurnāla sākuma un beigu datumiem. Visu šo informāciju nevar ievadīt ar roku, bet tā ir iepriekš izdrukāta uz printera un pēc tam glīti pielīmēta pie žurnāla vāka.
4. solis
Sadaliet žurnāla darba lapas tik daudz slejās, cik nepieciešams pilnīgam ierakstāmo dokumentu aprakstam. Noteikti norādiet slejas sērijas numuram, dokumenta saņemšanas datumam, līguma noslēgšanai, pasūtījuma izlaišanai utt. Atstājiet atsevišķu kolonnu, lai īsi aprakstītu dokumenta būtību un tā galveno saturu. Norādiet arī vietu tās personas parakstam, kura saņēmusi dokumentu izpildei.
5. solis
Ja nepieciešams, reģistrējiet žurnālu birojā (sekretariātā), piešķirot tam atbilstošu numuru un citu informāciju. Pēc reģistrācijas procedūras grāmatvedības žurnālu var izmantot paredzētajam mērķim.
