Sekretārs birojā veic arī dispečeru funkcijas. Tieši caur viņu tiek veikti primārie kontakti un oficiālie telefona sakari. Pirmais iespaids par jūsu uzņēmumu, kas rodas personai, kura ar jums sazinās, ir atkarīgs no tā, cik kompetenti un profesionāli sekretāre sazinās pa tālruni. Tāpēc, lai atbildētu uz zvaniem, sekretārei jāzina biznesa etiķete.
Instrukcijas
1. solis
Vienmēr kontrolējiet savas emocijas un noskaņojumu. Neatkarīgi no tā, cik jautri vai skumji tu esi, paņemot klausuli, tev jābūt apdomīgam un lietišķam. Jūsu signālam jābūt vienmērīgam, mierīgam un labestīgam. Ja jūs steidzaties tuvoties un jums nav elpas, pirms apsveikuma izrunāšanas veiciet pāris dziļas elpas un izelpas, lai elpošana normalizētos.
2. solis
Kad saņemat zvanu, vienmēr vispirms sāciet sarunu, negaidot, ko jums saka klausules otrais gals. Tam vajadzētu būt standarta ievadam un apsveikumam. Sasveicinieties un nosauciet uzņēmumu, uz kuru zvanījāt sarunu partnerim. Gadījumā, ja viņš nav iepazīstinājis, atvainojieties, pajautājiet, ar ko jūs runājat.
3. solis
Uzziniet par jautājumiem un funkcijām, kuras veic jūsu uzņēmuma nodaļas un kuras atrisina konkrēti speciālisti, lai pareizi pārsūtītu ienākošos zvanus no klientiem un klientiem. Pārsūtot zvanu, pasakiet tā speciālista vārdu un uzvārdu, ar kuru savienojat tālruņa sarunu biedru. Darbiniekam, pie kura pārslēdzāt zvanu, pastāstiet zvanītāja vārdu un jautājumu, uz kuru viņš vērsās. Jums nevajadzētu uzņemties konsultanta funkcijas, pat ja jūs to varat izdarīt labi, ļaujiet personai atrisināt viņa problēmas ar tiem speciālistiem, kuri ir pilnvaroti to darīt.
4. solis
Ja rodas šādi jautājumi, varat sniegt pamatinformāciju: sava uzņēmuma pilns vārds, direktora, viņa vietnieku un departamentu vadītāju uzvārds, vārds un patronimitāte, biroja adrese. Sastādiet un vienojieties ar direktoru par atsevišķu sarakstu ar tām personām, kurām viņš vienmēr būs brīvs.
5. solis
Noteikti saglabājiet zvanu žurnālu. Pierakstiet visu, ko jums lūdz pateikt, nepaļaujieties uz atmiņu, lai neaizmirstu neko svarīgu. Visa informācija jāpaziņo tiem, kam tā bija paredzēta. Norādiet uzņēmuma vārdu vai personas, kas zvana, uzvārdu un vārdu, pierakstiet tālruņa numuru, uz kuru varat piezvanīt, zvana datumu un laiku.
