Jebkuru dokumentu pārsūtīšanu uz arhīvu regulē Federālais likums Nr. 125-F3 "Par arhīvu lietām Krievijas Federācijā". Dokumenti jāsagatavo, jāapraksta, jāiesniedz un numurēti. Tas jādara 12 mēnešu laikā no lietas izbeigšanas dienas.
Nepieciešams
- - mape;
- - saistviela;
- - vienkāršs zīmulis;
- - dokumentārā uzskaite;
- - nodot inventāru.
Instrukcijas
1. solis
Lai dokumentus pārsūtītu uz arhīvu, sakārtojiet tos kārtībā. Ligzdošanas kārtībai jābūt hronoloģiskā secībā. Piemēram, ja jūs nododat lietu krimināllietai, tad pirmā lappuse būs tiesas rīkojuma kopija, otrā būs provizoriskais lēmums, bet turpmākā būs lietas izmeklēšana, sākot no tā pabeigšanas. Ja jūs pārsūtāt dokumentus no personāla nodaļas uz arhīvu, tad pirmā lapa ir pieteikums par atlaišanu, otrais ir rīkojums par atlaišanu, trešais ir visi dokumenti, kas sakārtoti pēc datuma no beigām.
2. solis
Visu lapu numurēšana izkārtojuma secībā sākas ar pirmo numuru. Veiciet numerāciju ar vienkāršu zīmuli, bet skaidri. Veiciet dokumentu uzskaiti, beigās uzrakstiet, cik numuru un lapu esat ieguvis, ielieciet savu parakstu, datumu, kad inventārs tika sastādīts, organizācijas zīmogu, galvas parakstu.
3. solis
Nostipriniet visas loksnes ar saistvielu, augšpusē pievienojiet inventāru. Mapē ievietojiet burta kodu ar pilsoņa uzvārdu, ar kuru jūs pārsūtāt lietu un dokumentu pārsūtīšanas gadu uz arhīvu. Gadā jābūt tam pašam, kurā lieta beidzās.
4. solis
Katram gadījumam izveidojiet atsevišķu mapi vai salieciet visus gadījumus vienā gadā vienā lielā mapē un uz kodu un burtu kodu izveidojiet vispārīgu uzrakstu, tas ir, tikai tos pilsoņus, kuru uzvārds sākas ar vienu un to pašu burtu, var ievietot vienā mapē. Bet, ja vienā lielajā mapē aizpildāt vairākus dokumentus, kopējo lapu skaitam jābūt ne vairāk kā 250.
5. solis
Pirms lietu pārsūtīšanas uz arhīvu sastādiet pārsūtīšanas sarakstu. Inventāra pirmā aile paredzēta visu lietu kārtas numuru ierakstīšanai, otra - indeksiem nomenklatūrā. Trešajā kolonnā ierakstiet visu virsrakstu nosaukumus, ceturtajā - pārsūtīšanas datumu, piektajā - lapu skaitu, sestajā - noteiktos lietas glabāšanas periodus arhīvā, septītajā slejā, ievadiet visus papildinājumus un piezīmes. Visbiežāk septītā kolonna tiek aizpildīta, ja kādu iemeslu dēļ dokumentos trūkst lapu vai ja jūs tās uzreiz nepareizi ievadījāt dokumentārajā sarakstā un veicāt izmaiņas.
