Izraksts no protokola ir neaizstājams jebkuras organizācijas darbplūsmas atribūts. Izrakstam ir juridisks spēks, kas līdzīgs dokumenta oriģinālam, un tajā jābūt visu nepieciešamo informāciju. Sagatavojot attiecīgos dokumentus, uzmanība jāpievērš detaļām.
Parasti katrā uzņēmumā tiek noteiktas prasības protokolu izrakstu izpildei saskaņā ar uzņēmējdarbības apgrozījuma iekšējiem noteikumiem. Tomēr ir vispārpieņemtas normas, kā šis dokuments būtu jāsastāda.
Izraksts no protokola ir precīza oriģināla dokumenta teksta kopija par konkrētu jautājumu. Tādējādi izrakstā no sanāksmes protokola jāiekļauj pārvaldes institūcijas nosaukums, kuras sēde tika protokolēta. Parasti šī informācija ir norādīta dokumenta nosaukumā. Šeit dokumenta tips "Protokols" tiek mainīts uz "Izraksts no protokola". Dažos gadījumos uzraksts "Paziņojums" ir norādīts dokumenta augšējā labajā stūrī.
Turklāt, lai saglabātu oriģināla juridisko spēku, protokola izrakstā jābūt informācijai:
- sanāksmes datums, vieta un laiks;
- informācija par kvoruma esamību lēmumu pieņemšanai;
- informācija par personu, kas veic prezidenta funkcijas;
- informācija par personu, kas veic sekretāra funkcijas.
Sanāksmes darba kārtība tiek samazināta līdz konkrētam jautājumam, par kuru tiek gatavots izraksts. Tāpat no dokumenta tiek izslēgti visi fragmenti, kas saistīti ar trešo pušu jautājumu apspriešanu.
Darba kārtības jautājuma izskatīšana, par kuru tiek sagatavots izraksts, tiek dots tieši ar kārtas numuru, formulējumu, diskusijas gaitu un pieņemtajiem lēmumiem.
Beigās izrakstu paraksta prezidents un apliecina ar zīmogu. Pēc tam seko rekvizīts, kas apstiprina tā autentiskumu "Izraksts ir pareizs" ("Pareizi"), un sekretāra paraksts ar atšifrējumu tiek ievietots.
Protokola izraksta oriģināls ir numurēts, sašūts un apstiprināts ar pilnvarotas personas zīmogu un parakstu.
