Lielākajā daļā organizāciju dokumenti tiek glabāti gadu desmitiem. Lai vērtspapīri nezaudētu vai nesaburzītos, ierakstiet tos plastmasas vai kokšķiedras plātņu mapēs. Pirms to izdarāt, noteikti piešķiriet katram līgumam savu numuru. Tas atvieglos to nepieciešamības gadījumā.
Instrukcijas
1. solis
Lai viegli atrastu pareizo līgumu, izveidojiet grāmatvedības grāmatu. Paņemiet biezu četrstūra piezīmju grāmatiņu. Numurējiet pirmo lapu. Piešķiriet vērtspapīram numuru un pierakstiet to šajā žurnālā. Numurs var sastāvēt tikai no cipariem, piemēram, 345. Vai arī ir burti - 123-ID. Papildus tam ievadiet līguma noslēgšanas datumu. Žurnāla rindai vajadzētu izskatīties šādi: 1. Līgums Nr. 345-Id, datēts ar 23.03.2011. Piezīmēs norādiet darījuma būtību, ja to prasa korporatīvais dokumentācijas stils.
2. solis
Ja organizācijā ir vairāk nekā viena juridiska persona, katram sagatavojiet savu līgumu žurnālu. Apzīmēšanai izmantojiet parastos simbolus. Piemēram, pierakstiet LLC "Trīs lāči" dokumentus kā 456-TM. Un atzīmējiet līgumus no OJSC "Vilks un sarkanā cepure" 876-VKSH. Skaitļiem jābūt burtnīcās, lai nerastos neskaidrības.
3. solis
Pat ja katra uzņēmuma nodaļa nodarbojas ar dokumentu noformēšanu un apstiprināšanu, vajadzētu būt vienai līgumu uzskaites grāmatai. Pretējā gadījumā dokumentu skaits tiks atkārtots, kas ienesīs nesaskaņas uzņēmuma darbībā. Uzdot sekretārei vai biroja vadītājam glabāt šo žurnālu. Nedodiet darbiniekiem zīmogu vai parakstiet ar izpilddirektoru, kamēr tam nav piešķirts identifikācijas numurs.
