Sanāksme ir tradicionāls jebkura vadības procesa atribūts. Šīs biznesa tikšanās nozīme, raksturs, tehniskais līmenis, ilgums var atšķirties atkarībā no sanāksmes konkrētajiem mērķiem un nosacījumiem. Tajā pašā laikā šim notikumam ir divas galvenās atšķirīgās iezīmes: sanāksmē tiek apspriesta viena vai otra problēma vai uzdevums, un rezultātam jābūt noteiktam lēmumam. Veiksmīgai sanāksmei ir nepieciešama skaidra organizācija.
Instrukcijas
1. solis
Pirms sasaukt sapulci un uz to uzaicināt noteiktu dalībnieku grupu, formulējiet sapulces mērķi. Precizējiet paši: ar kādu lēmumu tam vajadzētu beigties. Rezultāts var būt darba plāna apstiprināšana uz noteiktu periodu, faktiskā pasūtījuma projekta izstrāde, tīkla grafika sastādīšana utt.
2. solis
Ja sapulcē problēma tiek atrisināta, biznesa tikšanās mērķim būs jāatbild uz jautājumiem: kāpēc, kāpēc un kā. Pastāv nemainīgs noteikums: pirms piekrītat, jums ir jāvienojas par to, kas tiks apspriests. Var gadīties, ka autoritatīvi sapulces dalībnieki uzskata, ka deklarētā problēma neeksistē. Īpašas tikšanās - ideju ģenerēšanai (attīstīšanai). Tās var izpausties tā sauktās "ideju vētras" formā. Šādas procedūras iestatījumam ir nepieciešams nestandarta, radošs.
3. solis
Svarīgs posms sanāksmes sagatavošanā ir darba kārtības formulēšana. Sanāksme var būt bezjēdzīga un neproduktīva, ja tās informatīvie un problemātiskie komponenti nedarbojas. Tāpēc skaidri pārdomājiet sarunu tēmas iestatījumu. Salīdziniet: "Jautājums par A produkta pārdošanas palielināšanu mazumtirdzniecības tīklā" un "Vienošanās par darbībām A produkta pārdošanas palielināšanai mazumtirdzniecības tīklā". Pirmajā gadījumā diskusija var pārvērsties banālos ziņojumos, otrajā - sāpīgu problēmu risināšanā.
4. solis
Svarīga ir arī tikšanās vieta. Pastāv pareizs psiholoģisks novērojums: ja diskusija notiek vadītāja amatā, acīmredzot viņa domas par konkrētas problēmas risināšanu var būt dominējošas un vēlamākas. Jebkura cita telpa (konferenču zāle, plaša telpa) var būt labākais risinājums. Atcerieties: ērtas saziņas zona atrodas aptuveni metra attālumā. Kad vien iespējams, paturiet to prātā, novietojot krēslus. Apaļie vai ovālie galdi ir piemēroti sanāksmēm. Atkāpšanās var būt vēl piemērotāka konkrētās situācijās, taču tā ir ļoti dārga iespēja.
5. solis
Pārdomāti plānojiet tikšanās laiku. Nav saprātīgi to iecelt pirms pusdienu pārtraukuma vai darba dienas beigās. Vēlams ir rīta laiks. Ja plānojat ilgu sapulci, veiciet pārtraukumus vai kafijas pauzes (5-10 minūtes katru stundu). Ja jums jārīko informatīvā sanāksme, iespēja ir iespējama bez klasiskas sanāksmes, t.i. bez krēsliem.
6. solis
Disciplinē organizācijas darbiniekus un kļūst par korporatīvās kultūras daļu skaidru sapulču grafiku: ieteicams tos rīkot parastā nedēļas dienā un noteiktā laikā (piemēram, piektdienas rītā).
7. solis
Nopietnām sanāksmēm bieži nepieciešama skaidrība: tabulu, diagrammu demonstrēšana, video materiālu parādīšana. Šīm vajadzībām ir vēlams, lai būtu tāfele, tablo un ekrāns.
