Darbs birojā ir svarīga jebkura uzņēmuma darbības sastāvdaļa, kas ļauj jums reģistrēt visus administratīvos un biznesa dokumentus. Darbinieks vai visa vienība, kuras uzdevumos ietilpst biroja darbs, pastāv katrā uzņēmumā neatkarīgi no tā īpašumtiesību formas. Kompetenti piegādāti biroja darbi ir visa uzņēmuma labi koordinēta darba un tā ātras reaģēšanas uz uzņēmējdarbības un tirgus apstākļu izmaiņām garantija.
Kam domāts biroja darbs?
Agrāk vai vēlāk, pēc darbības uzsākšanas jebkuram uzņēmumam ir jāsaskaras ar nepieciešamību organizēt darbu ar dokumentiem, kas ir galvenais vadības rīks, jo ar viņu palīdzību tiek veikta pamatnostādņu nodošana un vadības lēmumu paziņošana konkrētam izpildītājam. Biroja darba sistēma uzņēmumā ir paredzēta, lai nodrošinātu dokumentācijas standartizāciju un vienveidību, organizētu tās uzskaiti un glabāšanu, lai atvieglotu darbu ar biznesa dokumentiem. Biroja darba sistēmas funkcijas ietver:
- kompetenta darba plūsmas organizēšana, nodrošinot ātru dokumentu pārsūtīšanu pa īsāko ceļu ar minimālu laika patēriņu, ļaujot jums savlaicīgi kontrolēt jebkura dokumenta pāreju un tā izpildi;
- automatizēta sistēma visas ienākošās, izejošās un iekšējās dokumentācijas reģistrēšanai un uzskaitei;
- dokumentu arhivēšana, kas ļauj tos sistematizēt pēc formāliem kritērijiem un veidot tos lietās;
- lietu nomenklatūras izveide - kodu sistēma atbilstoši lietu virsrakstu sarakstiem, atvieglojot to sistematizāciju un ar likumdošanu vai nozares noteikumiem noteikto arhīvu glabāšanas periodu noteikšanu.
Ja visas šīs darba funkcijas ar dokumentu plūsmu uzņēmumā tiek ieviestas, mēs varam teikt, ka biroja darba sistēma ir atkļūdota un darbojas pēc nepieciešamības.
Organizatoriskie un juridiskie aspekti
Jebkurš dokuments, kas satur uzņēmuma datus, tiek uzskatīts par biznesa dokumentu, un tāpēc tam tiek noteiktas juridiskas sekas, t.i. šo dokumentu jau var iesniegt tiesā, risinot radušos konfliktus un pretrunas. Tāpēc biroja darbs jāveic, pamatojoties uz normatīvajiem dokumentiem - īpaši izstrādātiem norādījumiem, kurus pārbaudījis juridiskais dienests un apstiprinājis uzņēmuma vadītājs. Šī instrukcija ir ne tikai rokasgrāmata, bet arī izpildei obligāts dokuments, tāpēc visas ieinteresētās personas ir jāiepazīstina ar parakstu.
Dokumentu formas, saskaņā ar kurām uzņēmums veic savu darbību, ir jāstandartizē. Veidlapās norādāmo detaļu sastāvs tiek noteikts saskaņā ar GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentiem . Šis standarts nosaka arī prasības uzņēmējdarbības un administratīvās dokumentācijas noformējumam.
