Pavaddokumentus noformē, lai apstiprinātu tajos norādītā dokumentu, preču un citu materiālo vērtību nosūtīšanu. Arī pavaddokumentos, kas attiecas uz preču pārvadāšanu, var būt cita informācija.
Nosūtīšanas vēstule
Nosūtītajiem oficiālajiem dokumentiem gandrīz vienmēr ir pievienota pavadvēstule. Tajā ir sūtītāja, adresāta rekvizīti, nosūtāmo dokumentu un materiālu apraksts. Ieteicams arī atzīmēt, no cik lapām sastāv nosūtītais dokuments. Pavadvēstule tiek sastādīta kā atsevišķs dokuments uz divām lapām, no kurām viena paliek sūtītājam. Organizācijās izejošais numurs un datums ir apzīmogoti uz pavadvēstulēm. Šie pasākumi ir nepieciešami, lai nodrošinātu, ka adresāts pilnīgi droši saņem visus dokumentus. Zināmā mērā tā ir arī sūtītāja apdrošināšana.
Preču pārvadāšanas pavaddokumenti
Veicot pārvadāšanu, nosūtīšanas dokumenti kalpo kā pavaddokumenti, kā arī rakstisks pārvadājuma līgums. Tos uzrāda kā dzelzceļa pavadzīmi pārvadāšanai pa dzelzceļu, pavadzīmi gaisa transportam, pavadzīmi autopārvadājumiem un pavadzīmi jūras transportam.
Nepieciešamā informācija par kravu (tās nosaukums, daudzums, svara noteikšanas metode utt.), Nosūtītāju, saņēmēju, pārvadāšanas attālumu un tās vērtību tiek ierakstīta pavadzīmē. Tas ir galvenais pārvadāšanas dokuments, kas nosaka attiecības starp nosūtītāju, pārvadātāju un saņēmēju.
Pavadzīme ir arī nodrošinājums, kas apliecina tā turētāja tiesības rīkoties ar pavadzīmē norādīto kravu un saņemt kravu pēc tās pārvadāšanas. Pamatojoties uz sūtījuma dokumentu, pārvadātājs sastāda pavadzīmi, kurā nosūtītājs norāda sūtītāja un saņēmēja vārdu, nepieciešamo informāciju par nosūtīto kravu, pārvadājuma (kravas) apjomu. Par informācijas neprecizitāti un visām ar to saistītajām sekām kravas nosūtītājs ir atbildīgs pārvadātāja priekšā.
Pavadzīme apstiprina preču pieņemšanu pārvadāšanai un pavada tās visā maršrutā. Turklāt pārvadātājs to kopā ar precēm nodod saņēmējam.
Pavadzīme visos pārvadājumu veidos, izņemot dzelzceļu, tiek sastādīta trīs vai vairāk eksemplāros, lai strīdu gadījumā katrai pusei būtu konosamenta kopija.
Kravas nosūtītājam papildus konosamentam pārvadātājam jāiesniedz arī visi dokumenti, kas nepieciešami sanitārajiem, muitas, karantīnas un citiem noteikumiem.
