Sekretārs organizē, izplata un nodrošina vadītāja darbību. Pirmkārt, tas ir palīgs dažādos organizatoriskos jautājumos. Šāds darbs prasa ātru pāreju no viena veida darba uz citu.
Sekretāram ir daudz pienākumu, taču tos vieno kopīgs mērķis: nodrošināt vadītājam maksimālu palīdzību viņa darbā un ietaupīt laiku. Sekretāram jāstrādā ar dokumentāciju, tālruni, faksu, zvanu saņemšanu un izplatīšanu, saziņu ar apmeklētājiem, organizēšanai sanāksmes, sanāksmes, komandējumus.
Sekretāra pienākumi
Bieži mazās organizācijās sekretāram tiek uzticētas arī lietvedes funkcijas. Tie ietver oficiālo dokumentu uzturēšanu un pārvaldību, dokumentu sagatavošanu, satiksmes organizēšanu un darbības ar tiem, grāmatvedību un glabāšanu.
Ja apjoms nav pārāk nozīmīgs, par to atbild sekretārs. Ja apjomi ir ļoti lieli, tiek ieviesta lietvedes vieta, kurai nepieciešama īpaša izglītība. Sekretāra galvenā darbība ir darbs ar biroja tehniku un dokumentiem. Nepieciešama piesardzība un precizitāte.
Svešvalodu zināšanas kļūst par dominējošo punktu. Sastādot CV, tajos obligāti jānorāda prasmju līmenis.
Izglītībai nav obligāti jāatšķiras pēc specifiskās specializācijas. Tomēr neaizstājams nosacījums ir tā būtība, kas saistīta ar spēju analizēt datus, atrast pieeju cilvēkiem.
Personīgajās īpašībās nav lieki pieminēt nosvērtību, organizētību un sabiedriskumu. Sekretārs ir uzņēmuma seja. Amats ir diezgan atbildīgs.
Pienākumi ietver tālruņa zvanu izplatīšanu, apmeklētāju tikšanos. Parasti tiek pieņemts, ka sekretariāta darbs tiek uzskatīts par karjeras kāpņu sākotnējo posmu. Bet šādam tramplīnam ir nepieciešams diezgan augsts izglītības līmenis.
Sekretāra izskats ir uzņēmuma vizītkarte. Atbildība var aprobežoties tikai ar kafijas pasniegšanu un zvanu uzņemšanu, taču, visticamāk, tā paplašināsies, izstrādājot kritiskus dokumentus un organizējot atpūtu vadībai un viņa ģimenei.
Tāpēc ir svarīgi CV norādīt uz sasniegumiem. Tas ir obligāti, pat ja iepriekšējā darba vieta bija kurjera vieta. Ziņošana par sasniegumiem potenciālajam darba devējam dod izpratni, ka darba meklētājs labi spēj novērtēt savu darbu darba vietā un prasmi izcelt galvenos pieredzes punktus.
Panākumi
Sasniegumi vienmēr ir orientējoši, jo proaktīvi un produktīvi darbinieki interesē jebkuru darba devēju. Vislabāk ir norādīt sasniegumus, izmantojot konkrētus skaitļus vai faktus.
Pietiks pieminēt dažus galvenos punktus, bet patiešām nozīmīgus un svarīgus. Tas ļaus jums izcelt galveno, nepārslogojot sadaļu ar milzīgu informācijas daudzumu. Uzskaitot galvenos sasniegumus, jāuzsver, kādu labumu vai labumu uzņēmums ir saņēmis.
Piemēram, norādot panākumus, jūs varat beigt teikumu ar frāzi, ka ieviešana ir samazinājusi uzņēmuma izmaksas par noteiktu procentuālo daudzumu. Ir svarīgi pareizi aprakstīt savus sasniegumus. Jums nevajadzētu pārvērst savu CV par līdzīgu darba aprakstam. Pat ja šo dokumentu ņem par pamatu pieredzes aprakstam, ir lietderīgi rūpīgi pārbaudīt visu formulējumu.
Dažreiz panākumi tiek aprakstīti pirmajā personā. Šis formulējums ir nedaudz pretrunā ar vispārējo atsākšanas koncepciju. Labāk atturēties no to izmantošanas. Ērtākas un pamatotākas ir iespējas "tika īstenots", "stratēģija tika īstenota … kas nodrošināja …" un tā tālāk.
Jūs varat atsaukties uz jebkuru no nozīmīgākajiem panākumiem pavadvēstulē, kas nosūtīta kopā ar CV. Pēc šāda ziņojuma izlasīšanas darba devējs vai vadītājs noteikti vēlēsies iepazīties ar pievienoto dokumentu.
Piemēri un ieteikumi
Viņu sasniegumi var būt pat ikdienas darbā. Starp tiem ir visvairāk uzvarētāju:
- veiksmīga vairāku pārbaužu nokārtošana;
- dokumentu plūsmas paātrināšana uzņēmumā, ieviešot un attīstot elektronisko datu bāzi kopā ar programmēšanas nodaļu;
- liela uzņēmuma veiksmīgas pārejas organizēšana no versijas 7.7 "1C: Enterprise" uz 8.3;
- plānošanas nodaļas efektivitātes paaugstināšana, ieviešot aprēķinu automatizāciju, kas nodrošināja ekonomistu personāla divkāršu samazinājumu.
Ir svarīgi aprakstīt faktiski sasniegto. Galvenā grāmatveža panākumus nevajadzētu attiecināt, ja viņa pienākumi nebūtu daļa no veiktajām funkcijām. Dažos gadījumos, mainot darbības veidu, ir nepieciešams tuvināt uzvaras jauniem karjeras izaugsmes uzdevumiem.
Profesionālie sasniegumi parāda darbības laikā realizētos uzdevumus un mērķus. Tās var būt nepieciešamo īpašību kopuma izpausmes sekas. Vadītājam tas nozīmē daudz.
Tātad starp veiksmīgajām iespējām var parādīties:
- uzņēmuma augstāko vadītāju darba koordinēšana;
- līgumu sagatavošana, nepieciešamā dokumentācija parakstīšanai;
- zvanu saņemšana ar to izplatīšanu;
- korespondences nosūtīšana, saņemšana un reģistrēšana;
- viesu tikšanās un saskaņošana;
- palīdzība un korporatīvo pasākumu organizēšana;
- Ceļojumu atbalsts;
- vadītāja administratīvais atbalsts;
- nodrošinot visu nepieciešamo pilnīgai darbībai;
- tīrīšanas un kurjeru pakalpojumu darbību koordinēšana;
- izturība pret stresu un bez konfliktiem, lieliskas komunikācijas prasmes;
- patīkams elegants izskats;
- prasmes izmantot biroja tehniku;
- spēja strādāt ar konfidenciālu informāciju;
- personālā datora, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook un citu datorprogrammu glabāšana darbam ar e-pastu, "Consultant Plus", Lotus pieredzējuša lietotāja līmenī.
Veiksmīgi atsākšanas piemēri ietver tos, kas identificē un veic pienākumus. Ir lietderīgi arī informēt potenciālo darba devēju par iemesliem, kuru dēļ oficiālā nodarbinātība nenotika agrāk.
Sasniegumu norādīšanas nozīme
Vajadzīgo īpašību veiksmīgas norādes variants, ņemot vērā pretendentam izvirzītās prasības, var būt šāds:
- biroja dzīves organizēšana: ūdens, kafijas, kancelejas preču pasūtīšana, biroja tehnikas remonta, tīrīšanas organizēšana;
- dokumentācijas tulkošana, ieskaitot tehnisko;
- darbs ar biroja tehniku;
- klientu konsultēšana par uzņēmuma pakalpojumiem;
- VIP viesu sanāksmju organizēšana;
- nodrošinot patīkamu un ērtu darba vidi.
Ir jēga norādīt reālos iemeslus kā iemeslus, kāpēc atstāt iepriekšējo darba vietu. Piemēram, darbs bez oficiālas reģistrācijas, saskaņā ar civildienesta līgumu. Jāpievieno atbilstošais dokuments.
Ir pieļaujamas šādas iespējas: izskatot priekšlikumus, objektīvi iemesli nav izraisījuši nodarbinātību;
- nākotnes darba vietas lielais attālums no dzīvesvietas (tur nokļūt ir neērti);
- paziņojumā norādītā pienākumu neatbilstība;
- necaurspīdīgi maksājuma noteikumi;
- neatbilstība TC;
- pārkvalificēšanās, sabata, ģimenes apstākļi.
Profesionālo prasmju un iemaņu sarakstā ir norādītas tās, kas veicina sasniegumus. Tas var būt atbildēšana uz zvaniem, reģistrēšana, informējot vadītāju, darba plāna sastādīšana priekšniekam, uzdevumu izpilde, dienesta piezīmju sastādīšana, darbs ar jebkādiem dokumentiem.
Ir ļoti labi pieminēt pieredzi, kā darbiniekiem izdot rīkojumus no vadītāja un uzraudzīt to izpildi, atrast darbuzņēmējus individuāliem uzdevumiem, nodrošināt vadītāja darba vietu ar nepieciešamajiem līdzekļiem biroja piederumu, aprīkojuma veidā, atvieglojot pieprasījumu ātru izskatīšanu. un darbinieku priekšlikumi, saglabājot lietu un dokumentu arhīvu, nodrošinot to drošību, pārsūtīšanu uz arhīvu, komandējumu organizēšanu priekšniekam, aviobiļešu un dzelzceļa biļešu pasūtījumus, viesnīcu rezervēšanu.
Profesionālie sasniegumi CV ir svarīga tā sastāvdaļa. Nekad nevajadzētu to atstāt novārtā, pats rakstot CV un cerot radīt labvēlīgu iespaidu uz darba devēju. No darba pieredzes viņi patiešām izceļ savus nopelnus, dalību projektos, jebkuru uzdevumu izpildi, padziļinātu apmācību. Jebkurus sasniegumus var izcelt jebkurā darbības jomā.
Nekautrējieties nedaudz izteikt komplimentus. Tas palīdzēs padarīt atsākšanu interesantu darba devējam. Tad ielūgums uz interviju neliks gaidīt.
