Norēķinu uzskaite ar kreditoriem un debitoriem ir viena no galvenajām jomām jebkuras organizācijas grāmatvedības dienesta darbā. Savstarpējo norēķinu saskaņošanas akts ir primārais grāmatvedības dokuments, kuru darījumu partneri izmanto, lai kontrolētu savstarpējo saistību izpildi. Tas ir sastādīts reģistra veidā, kurā ir visas preces par preču sūtīšanu, darba un pakalpojumu sniegšanu un to apmaksu uz noteiktu laiku.
Tiesību akta forma nav noteikta likumdošanas līmenī, tāpēc katram uzņēmumam, ievērojot visas prasības primāro dokumentu sagatavošanai, ir tiesības izstrādāt savu aktu versiju. Dokuments, ko viena no līgumslēdzējām pusēm sastāda divos eksemplāros un kuru parakstījusi pilnvarota persona, tiek nosūtīts darījuma partnerim, kurš, vienojoties par savstarpējo norēķinu pareizību, to apstiprina ar parakstu un vienu eksemplāru nosūta atpakaļ.
Ja ir neatbilstības, darījuma partnerim ir tiesības parakstīt aktu, norādot neprecizitātes grāmatvedībā, vai pievienot dokumentam savu norēķinu reģistru. Atteikums parakstīt aktu nozīmē, ka parādnieks neatzīst pienākumu pastāvēšanu pret darījuma partneri.
Ir ļoti ieteicams atstāt samierināšanas ziņojumu gadījumos, kad puses pastāvīgi sadarbojas un plāno nākotnē atjaunot esošos līgumus un noslēgt tiem papildu līgumus. Šis dokuments ir nepieciešams arī situācijās, kad produkta, darba vai pakalpojuma izmaksas ir augstas, un pārdevējs veic atlikto maksājumu.
Ja vienošanās pusēm ir savstarpējas saistības vienam pret otru, tad, sastādot samierināšanas aktu, lai tos apstiprinātu, tās var tos kompensēt. Turklāt pieejamo savstarpējo saistību reģistra klātbūtne ļaus ietaupīt laiku, meklējot primāros dokumentus, ja ir jāprecizē norēķini starp darījumu partneriem. Pušu parakstītie saskaņošanas paziņojumi ir arī apstiprinājums debitoru un kreditoru parādu atlikumiem pārskata perioda beigās un nākamā perioda sākumā, sagatavojot finanšu pārskatus.
Neskatoties uz to, ka saskaņošanas ziņojumu tiesā nevar izmantot kā pierādījumu par darījumu un parāda esamību saskaņā ar to, to var izmantot, lai pagarinātu noilgumu un palielinātu debitoru parādu piedziņas iespējas. Ņemot rokā parakstītu saskaņošanas aktu, kas faktiski nozīmē, ka darījuma partneris atzīst savu parādu, kreditors pagarina periodu, kurā viņš var iesūdzēt debitorā naudas līdzekļu samaksu. Šajā gadījumā ir ļoti svarīgi pārbaudīt, vai tās personas pilnvaras, kuras paraksts ir uz dokumenta, ir derīga.
