Katru dienu jebkurā organizācijā - valsts iestādē, lielā vai mazā uzņēmumā, individuālā uzņēmējā - ir jāapliecina fakti, kuriem nepieciešama druka. Visbiežāk šie fakti ir saistīti ar naudu vai amatpersonu parakstu (to autentiskuma) apstiprināšanu dažādos dokumentos. Tajā pašā laikā ir dokumenti, uz kuriem zīmoga nospiedums nav nepieciešams.
Katrai juridiskai personai ir jābūt zīmogam. Šī norma ir nostiprināta likumā. LLC, CJSC, OJSC un citām organizācijām jāizmanto apaļais zīmogs, kura nospiedumā ir iekļauts uzņēmuma pilns uzņēmuma nosaukums krievu valodā un saite uz tā teritoriālās atrašanās vietu. Uzņēmuma nosaukumu var norādīt arī svešvalodā. Zīmoga nospiedums parādās dokumentu detaļu sarakstā saskaņā ar GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentiem "(pieņemts 03.03.2003.). Tajā pašā laikā, piemēram, zīmogs nav iekļauts vairāku primāro grāmatvedības dokumentu obligāto datu sarakstā, izņemot bankas papīrus, kases čekus, nosūtīšanas dokumentus utt. Līgums ir jāapzīmogo ar zīmogs, ja tas ir noteikts pašā līgumā.nosacījums vai ja veidlapā ir norādīti divi burti "MP" ("Zīmoga vieta"). Tas pats attiecas uz pabeigta darba (pakalpojumu) darbībām. Zīmoga lietošana tiek nodrošināta arī uz pilnvaras, kuru organizācija izsniedz darbiniekam (šī pozīcija ir noteikta Krievijas Federācijas Civilkodeksā - 185. panta 5. klauzula). zīmogs dažu veidu finanšu pārskatos (Krievijas Finanšu ministrijas rīkojumu noteikumi, kas datēti ar 2003. gada 22. jūlija N 67n un no 02.07.2010. N 66n), tomēr saskaņā ar Krievijas Finanšu ministrijas rīkojumiem, kas datēti ar 15.10.2009. N 104n un no 05.05.2008. N 54n nodokļu deklarāciju formas (attiecībā uz PVN, ienākuma nodokli un citām) ir jāapzīmogo. Obligāta apliecība ar organizācijas zīmogu tiek nodrošināta vissvarīgākajiem personāla dokumentiem: darba grāmatas pirmā lappuse, ceļojuma apliecība (veidlapa Nr. T-10), darba pieņemšanas akts saskaņā ar noteiktu laiku noslēgtu darba līgumu (veidlapa Nr. T-73). Krievijas Federācijas Darba kodeksā (57. pants) prasība par darba līguma zīmogu nav noteikta, bet praksē parasti tiek uzlikts zīmogs. Ņemot vērā to, ka ir daudz dokumentu, par kuriem nav nepārprotams lēmums par zīmoga esamību vai neesamību, organizācijai jāizstrādā sava kārtība (amats, instrukcija), kurā jāreģistrē to dokumentu saraksts, kuriem nepieciešama zīmoga apliecināšana. Aptuvenais to saraksts ir norādīts Valsts dokumentācijas pārvaldības sistēmā - 1988, 1991. Iespējas var būt šādas: - darbības (veiktais darbs, ekspertīze, norakstīšana, objektu pieņemšana utt.), - patēriņa likmes (- zīmogu nospiedumu paraugi, kā arī to darbinieku parakstu paraugi, kuriem ir piešķirtas tiesības veikt finanšu un saimnieciskās darbības; - garantijas vēstules; - sarakste ar uzņēmuma vadību un struktūru. dažādas valdības struktūras (piemēram, ar nodokļu dienestu, ārpusbudžeta līdzekļiem utt. Zīmogu var izgatavot nevis vienu, bet vairākus (ja šis dokuments ir dokumentēts) - par katru atsevišķu organizācijas nodaļu. Katram zīmogam būs savs īpašais mērķis - caurlaidēm, dokumentiem, rēķiniem. Zīmogs uz dokumenta jānovieto lapas vietā, kur atrodas balsts "MP" ("Zīmoga vieta"). Ja tā nav, zīmogs tiek piestiprināts tā, lai nospiedums pārklātu daļu no vārda - dokumentu parakstījušās personas amata apzīmējums. Šajā gadījumā parakstam jābūt skaidri atšķiramam, tāpat kā visai informācijai no zīmoga nospieduma.
