Neatkarīgi no darbības veida, ar kuru organizācija nodarbojas, tā savas dzīves laikā rada ievērojamu daudzumu dokumentu, kas jāsaglabā. Jo lielāks ir uzņēmums un plašāka darbības joma, jo lielāks ir uzkrāto dokumentu apjoms. Protams, agrāk vai vēlāk rodas jautājums par neatbilstošas dokumentācijas šķirošanu un iznīcināšanu. Atliek noteikt, ko var iznīcināt un kas vēl jāsaglabā.
Instrukcijas
1. solis
Lai sistematizētu dokumentāciju, katram glabāšanai saņemtajam dokumentam jānosaka glabāšanas periods, pēc kura dokumentu var iznīcināt, neriskējot ar organizāciju.
Izmantojiet apstiprināto dokumentu sarakstu, kuru uzglabāšanas periodu nosaka Rosarchiv. Galvenais dokuments, kas jāņem vērā, sistematizējot šāda veida dokumentāciju, ir "Organizāciju darbībās ģenerēto tipisko vadības dokumentu saraksts, norādot glabāšanas laiku" (apstiprināts Rosarchiv 2000.10.06.)
2. solis
Izpētiet arī departamentu kontrolsarakstus, kas jums būs jāizmanto, ja jūsu organizācija atbilst departamentu kvalifikācijai (piemēram, ir militāro departamentu, banku departamentu utt. Pārbaudes saraksti). Visizplatītākajiem organizāciju veidiem ir izveidoti arī dokumentācijas saraksti (piemēram, akciju sabiedrībām).
3. solis
Vairāki dokumenti ir pakļauti glabāšanai atbilstoši to specifikai, piemēram, nodokļu dokumentācija ir jāsaglabā vismaz 4 gadus, bet finanšu pārskati - vismaz 5 gadus.
4. solis
Sarakstu izmantošana ir ērtākais veids, kā kārtot dokumentus, jo katram dokumentācijas veidam ir noteikts skaidrs glabāšanas periods. Tomēr ne visus dokumentus var iedalīt sarakstos. Dažiem dokumentiem glabāšanas laiks jānosaka pašai organizācijai.
Šim nolūkam organizācija ar atbilstošu rīkojumu izveido ekspertu komisiju, kas regulāri pārbauda dokumentu vērtību, nosakot glabāšanas periodus un iznīcinot dokumentus, kuru glabāšanas laiks ir beidzies vai nav nepieciešams. Ir svarīgi, lai komisijā būtu cilvēki, kuri spēj aprēķināt dokumenta atbilstību un iespējamos tā zaudēšanas riskus.
