Jums steidzami nepieciešams dokuments, bet jūs neatceraties, kur to ievietojāt? Ieviesiet kārtību biroja dzīvē, sakārtojiet visu numurētās mapēs - tas atvieglos jūsu darbu.
Papīros sakārtojām lietas
Ja dokumentu ir maz un tie attiecas uz vienu pielietojuma jomu, tie visi jāievieto vienā vietā, vēlams mapē. Bet, kā likums, nepietiek ar vienu mapi, tām jābūt vairākām. Piemēram, mape ar uzņēmuma dibināšanas dokumentiem, vēstulēm, līgumiem ar piegādātājiem utt.
Paplašinoties uzņēmumam, palielinās mapju skaits. Jums var būt nepieciešams nevis viens, bet vairāki plaukti. Tad parādās darbinieki, kuriem būs sava dokumentu plūsma un mapes. Tas ir, pirmais kārtības noteikums ir dokumentu izplatīšana tematiskajās mapēs, kurām vajadzētu atrasties plauktā.
Tagad nozare ražo horizontālas un vertikālas paplātes. Tie ir ļoti praktiski, aizņem maz vietas, labi iederas uz galda un ļauj pie rokas būt visiem pamata un bieži izmantotajiem dokumentiem, neprasot jaunu mēbeļu iegādi.
Reģistrs
Ja ir daudz dokumentu, varat izveidot tiem vai vairākiem speciālu reģistru (reģistrācijas žurnālu). Piemēram, ienākošās un izejošās dokumentācijas žurnāli. Tajos ir reģistrācijas datums un ienākošā (izejošā) dokumenta numurs, tā īss saturs un / vai nosaukums un vieta, kur dokuments tiek nosūtīts (kurai nodaļai, kurai amatpersonai tas nodots, kurā mapē tas ir ievietots utt.)).
Daļai vai visām mapēm, ja ir daudz dokumentu un daudz līdzīgu mapju (tādā nozīmē), jums var būt nepieciešams dokumentu reģistrs katrā mapē, tas ir, to saraksts, kas ir ievietots vai kaut kā pievienots mapē. mapes vidū. Katram dokumentam var piešķirt numuru (ja tā iepriekš nebija) vai arī dot savu. Tad jums nevajadzēs pārlapot visus dokumentus, bet vienkārši apskatīt to sarakstu un pēc tam paņemt nepieciešamo numuru.
Novietojiet dokumentus attiecīgajās mapēs, paplātēs un plauktos, sāciet tos savlaicīgi, un jūs visu ātri un viegli atradīsit.
Darba vietas uzturēšana kārtībā
Darba vieta jāuztur kārtībā. Mēģiniet tīrīt galdu katru dienu vai vismaz reizi pāris dienās. Nepieciešamos dokumentus varat atstāt uz galda, pārējos ievietot mapēs, uz paplātēm un plauktiem, un, ja jūs tos kādam paņēmāt, tad atgrieziet tos. Tikai tad, ja jūs to piešķirat, labāk labi atcerēties, kurš to pat pierakstīja.
Un visbeidzot. Persona, kuras dokumenti vienmēr ir uz vietas, ir viegli atrodami un savlaicīgi ievesti, vienmēr labā stāvoklī ar varas iestādēm. To jums novēlam no visas sirds.
