Saspringtā darba grafikā var būt grūti izcelt laiku ne tikai pusdienām, bet arī piecu minūšu atelpai. Darbs avārijas režīmā nenoved tikai pie fiziska noguruma. Uzkrājas psiholoģisks diskomforts, kas var izraisīt depresiju. Tāpēc ir prasmīgi jāorganizē darba diena, lai bez liekām pūlēm izdotos veikt pienākumus.
Laika pārvaldības matrica - kā to izveidot
Vispopulārākais darba laika optimizācijas veids ir Eizenhauera matrica. Šī ir pirmā lieta, ko māca kompensēt laika vadības apmācībās. Vienkāršā četru šūnu tabulā uzdevumi tiek rakstīti, dalīti pēc prioritātes. Augšējā kreisajā laukumā - steidzami un svarīgi. Tas ietver akūtu krīzes darba momentu atrisināšanu, neatliekamus uzdevumus, projektus, kuru termiņi tuvojas. Augšējā labajā stūrī - svarīgi, bet ne tik steidzami jautājumi. Tā ir jaunu projektu plānošana, pabeigto projektu efektivitātes novērtēšana, ikdienas ikdienas uzdevumi, jaunu darbības jomu noteikšana. Apakšējā kreisā šūna - mazāk svarīgi, bet steidzami uzdevumi. Tas ietver telefona sarunas, dažas sanāksmes, neatliekamu materiālu izskatīšanu, sociālās aktivitātes. Un pēdējā, labajā apakšējā šūna - jautājumi nav svarīgi un nav steidzami. Tas ir ikdienas darbs, daži zvani, izklaide.
Par efektīvāko darba dienu tiek uzskatīta diena, kurā augšējais labais laukums tiek maksimāli aizpildīts - ar jautājumiem, kas ir svarīgi, bet nav steidzami. Tas nozīmē, ka ir laiks izpildīt visus uzticētos uzdevumus, viss notiek pēc plāna, ārkārtas situācija nav paredzēta. Ja augšējais kreisais laukums ir pilns, tas nozīmē, ka daudzi uzdevumi ir atlikti uz vēlāku laiku, un tagad jums ir jāsakopj uzkrātā kaudze steidzamu un ļoti svarīgu lietu. Tajā pašā laikā krājas lietas, kas ir svarīgas, bet ne steidzamas, kas arī ir jādara, taču tam nav laika. Un pēc ārkārtas situācijas pabeigšanas nākamais tiek veidots sakarā ar to, ka bijušās ne steidzamās lietas jau sen ir tuvojušās to īstenošanas termiņiem.
Lai novērstu šādu notikumu attīstību, ir jāapkopo Eizenhauera matrica regulāri, nevis tikai darba dienā. Visefektīvākie vadītāji to dara vairākas reizes. Mēneša beigās - nākamais, sadalot galvenos uzdevumus šūnām. Nedēļas beigās - nākamais, izkliedējot laukumos kārtējo darbu un veicot korekcijas. Un pirms darba dienas beigām - nākamā, sastādot galveno lietu plānu. Šāds pienākumu sadalījums prasīs piecas līdz desmit minūtes, un tas ļaus jums nepazaudēt smadzenes, kuras lietas darīt vispirms un kuras - vēlāk.
Pastāvīga gurkstēšana - ko darīt?
Ja lietas krājas un uzkrājas, un visu pienākumu veikšanai nepietiek ar astoņām darba ņēmēja stundām, ir vērts apsvērt iespēju deleģēt pilnvaras. Varbūt ir uzstādīts pārāk daudz uzdevumu, ar kuriem nevar tikt galā viens darbinieks. Šo situāciju ir vērts precizēt vadībai. Lai to izdarītu, jums jāizveido uzdevumu saraksts ar apakšpozīcijām - kas jums jādara, lai pabeigtu uzdevumu. Vēl labāk, ieplānojiet pavadīto laiku. Tas skaidri parādīs priekšniekam, ka ir nereāli tikt galā ar visu viena cilvēka darba apjomu. Šajā gadījumā daļu no uzdevumiem var noņemt no vadītāja un nodot citam darbiniekam.
