Pareiza dokumentu noformēšana ir neatņemama pareizu dokumentu sastāvdaļa. Pašreizējais biroja darba stāvoklis ir tāds, ka, lai pilnībā apgūtu visus dokumentu apstrādes smalkumus, ir jāpabeidz īpaši kursi, vienlaikus ņemot vērā, ka dokumenti ir sadalīti daudzos dažādos veidos.
Instrukcijas
1. solis
Darbs birojā, piemēram, uzņēmuma personāla nodaļa, var ievērojami atšķirties no grāmatvedības un vadības.
Tādējādi katram uzņēmuma departamentam ir savs dokumentācijas apgrozījums, un attiecīgi šādu dokumentu reģistrācijai tiek uzrādīti īpaši reģistrācijas un grāmatvedības noteikumi.
2. solis
Grāmatvedības sistēma ir veidota tā, ka daļa uzņēmuma dokumentu jāsastāda saskaņā ar apstiprinātajiem GOST, bet daļa, kas atrodas brīvā apgrozībā, tiek sastādīta pēc uzņēmuma vadības ieskatiem.
3. solis
Visi uzņēmuma saņemtie dokumenti tiek reģistrēti īpašā ienākošās korespondences žurnālā, dokumentam tiek piešķirts noteikts numurs (sērijas numurs), pēc tam tas tiek adresēts uzņēmuma vadībai, kas izlemj tā tālāko likteni. Ja dokumentā ir noteiktas prasības, tam ir jebkāda veida informatīvs raksturs, tad tas tiek nosūtīts ar galveno vīzu konkrētai personai vai nu izpildei, vai informācijai. Ja noformēšana ir nepieciešama, vadītājam, apstiprinot dokumentu, ir tiesības noteikt tā izpildes termiņu, bet ne mazāku par pašu dokumentu. Darbuzņēmējs saņem dokumentu un paraksta ienākošās korespondences žurnālā tā saņemšanai.
4. solis
Izejošos dokumentus reģistrē arī īpašā izejošo dokumentu žurnālā, piešķirot sērijas numuru.
5. solis
Parasti visa dokumentācija tiek sadalīta iekšējās aprites un ārējās aprites dokumentos, tāpēc ražošanā ienākošajiem dokumentiem tiek ievadīti divi reģistrācijas žurnāli, bet izejošajiem - divi reģistrācijas žurnāli.
6. solis
Šāda uzskaites sistēma ļauj kontrolēt dokumentu šķērsošanu gan ārpus uzņēmuma, gan tā iekšienē, kā arī pārbaudīt izpildi.
7. solis
Ar uzņēmuma darbību saistītie dokumenti, piemēram, pasūtījumi personālam, vispārīgie pasūtījumi tiek reģistrēti un reģistrēti atsevišķi. Parasti daudzi lielie uzņēmumi praktizē atsevišķas dokumentu uzskaites sistēmu, kas attiecas uz konkrētām nodaļām un pakalpojumiem, īpaši, ja katrā nodaļā ir atbilstoša persona, kas iesaistīta biroja darbā.
