Sadarbība ar ārvalstu partneriem jau ir kļuvusi par normu Krievijas uzņēmumiem. Tāpēc arī delegāciju apmaiņa, kas ir darba procesa sastāvdaļa, ir diezgan izplatīta parādība. Bet, ja uzņēmumā pirmo reizi uzņemat savus ārvalstu vai Krievijas partnerus, jums jāņem vērā vairākas nianses, lai tās netraucētu nodibināt biznesa kontaktus un nesabojātu tikšanās iespaidu.
Instrukcijas
1. solis
Uzaicinājums uz tikšanos jānosūta pēc iespējas ātrāk, pat ja ir panākta iepriekšēja vienošanās. Tā ir zīme, ka jūs ļoti augstu vērtējat partneru laiku un cienāt viņu aizņemtību.
2. solis
Kad tiek saņemts apstiprinājums, norādiet ierašanās delegācijas dalībnieku skaitu. Labāk, ja jums tiek dots viesu saraksts ar norādi par atrašanās vietu un uzraudzītajiem virzieniem. Izvēlieties savas delegācijas sastāvu saskaņā ar šo sarakstu, skaita ziņā tai jābūt aptuveni vienādai ar viesu delegāciju. Apspriediet ar viesiem, kādā valodā viņi dod priekšroku saziņai, un sarūpējiet sev tulku, pat ja viesi gatavojas ierasties ar savu tulku.
3. solis
Uzziniet par katra viesa atbildības jomu un kompetenci. Ārvalstu partneri, ievērojot likumu, ļoti stingri uztur oficiālo komandķēdi, tāpēc jums ir jābūt skaidram priekšstatam par to, kādus jautājumus šis vai tas viesis ir pilnvarots apspriest.
4. solis
Sagatavojiet un vienojieties par jautājumu sarakstu, kas jums būs jāapspriež. Apkopojiet visus nepieciešamos materiālus un dokumentus. Izlemiet, kādi dokumenti tiks parakstīti sarunu rezultātā, un apspriediet, kādā veidā tie tiks veikti: ilgums, pārtraukumi.
5. solis
Izvēlieties ērtu istabu, ņemot vērā cilvēku skaitu, kas apmeklē sanāksmi. Katram no viņiem vajadzētu būt vietai, kur viņš varētu ērti izmitināties, jo starp pārtraukumiem jums būs jāsēž vairākas stundas. Pārliecinieties, ka tikšanās laikā tiek pasniegta tēja, kafija, cepumi un uz galdiem atrodas glāzes un minerālūdens. Ja nevienam nav prātā, neaizmirstiet ievietot pelnu traukus.
6. solis
Lūdziet viesiem piekrišanu sapulces audio ierakstīšanai, to nevar veikt bez atļaujas. Sēdiet viesus pretī ārdurvīm, šī psiholoģiskā nianse ļaus viņiem nejust stresu. Lūdziet, lai sarunu laikā nenovirzītos no ārējiem tālruņa zvaniem. Sagatavojiet viesiem dienasgrāmatas un pildspalvas.
7. solis
Nepiespiediet viesus jūs meklēt, kad viņi ierodas tikšanās vietā. Kādam ir jātiekas ar viņiem ēkas vestibilā un jāvada līdz telpai, kurā notiks sarunas.
