Darba kārtība ir sapulces vai sanāksmes skelets. Tieši tajā ir noteiktas galvenās diskusiju tēmas un galvenās diskusiju jomas. Tas nosaka tikšanās kārtību, koncentrē dalībnieku uzmanību profesionālai sarunai, neļauj diskusijai izvērsties haotiskā viedokļu apmaiņā.
Instrukcijas
1. solis
Sāciet sagatavot darba kārtību, tiklīdz vadība ir izlēmusi par sanāksmes datumu un tēmu. Karsts uz papēžiem, jums būs vieglāk formulēt tā punktus. Turklāt jums būs pietiekami daudz laika, lai labotu pirmo opciju, ja vadītājs vēlas veikt labojumus.
2. solis
Izceliet sapulces tēmas galvenos un mazākos aspektus. Nepārslogojiet darba kārtību ar maziem jautājumiem, kurus var atrisināt regulāri. Labākais variants ir iekļaut 1-2 nozīmīgus punktus, kuru apspriešanā ir ieinteresēts komandas vairākums, un atstāt laiku, lai ātri atrisinātu mazāk svarīgus jautājumus, tostarp tos, kas radās tikšanās laikā.
3. solis
Formulējiet darba kārtības jautājumus. Izvairieties no divdomīgiem vai neskaidriem teikumiem. Padariet pēc iespējas precīzākus jūsu darba kārtības jautājumus. Pēc to izlasīšanas sapulces dalībniekam vajadzētu viegli saprast problēmas būtību un tās apspriešanas mērķi. Ja jums ir kādas grūtības, meklējiet palīdzību no speciālista, kurš teiks galveno runu par šo tēmu.
4. solis
Katram postenim jāsākas ar priekšvārdu "par" vai "par": "Pēc pārdošanas nodaļas iniciatīvas rīkot talkas dienu" vai "Par funkciju pārdali starp mārketinga nodaļu un preses dienestu" utt. Ja kāds normatīvs dokuments tiek izvirzīts apspriešanai, klauzula var izklausīties šādi: "Par uzņēmuma statūtu apstiprināšanu" vai "Par grozījumiem sekretariāta darbinieku amata aprakstos" utt. Ja jums ir informatīvi jautājumi, par kuriem diskusija nav nepieciešama, lūdzu, sniedziet atbilstošu skaidrojumu iekavās vai atdaliet tos ar kolu. Piemēram, "Par daudzsološām grāmatu izdošanas jomām: ģenerāldirektora vietnieka ziņojums par komandējumu uz semināru".
5. solis
Strukturējiet savu darba kārtību. Praksē ir divi veidi, kā sakārtot jautājumus: no vissvarīgākajiem līdz mazāk svarīgajiem un no mazsvarīgajiem līdz nozīmīgajiem. Katrai opcijai ir savi pozitīvie aspekti. Pirmajā gadījumā galvenie jautājumi tiek izskatīti tikšanās sākumā. Darbinieki ir aktīvāki, nogurums viņus vēl neietekmē. Bet pirmā jautājuma apspriešana var ievilkties, mazsvarīgu, bet svarīgu problēmu risināšanai neatliks laika. Ja sapulce sākas ar mazāk svarīgiem punktiem, darbinieki pamazām pievienojas ritmam un līdz galvenā jautājuma izsludināšanai viņi ir pilnībā izveidoti konstruktīvam dialogam.
6. solis
Izdrukājiet darba kārtību atbilstoši savas organizācijas lietvedības prasībām. Papildus faktiskajiem diskusiju jautājumiem norādiet sapulces datumu, laiku, vietu, galvenos runātājus, dalībniekus un uzaicinātos ekspertus. Apstipriniet dokumentu ar organizācijas vadītāju. Sākotnējo darba kārtību vēlāk pievienosiet sapulces protokolam. Pamatojoties uz apstiprināto darba kārtību, sagatavojiet darbiniekiem biļetenu vai paziņojumus.
