Vārds “instruktāža”, kas pēdējā laikā ir ļoti moderns, cēlies no angļu valodas vārda “brief”. Faktiski tas nozīmē īsu noteiktu amatpersonu preses konferenci, kurā izklāstītas galvenās tēzes un uzdevumi vai atbildētas uz preses jautājumiem.
Kāpēc šis vārds parādījās un tiek izmantots krievu valodā? Tam var būt divi iemesli. Pirmkārt, protams, īsums. Viens termins instruktāža aizstāj daudzus (sk. Iepriekš) vārdus un tam ir īpaša nozīme. Otrkārt, no angļu valodas aizgūtais vārds "instruktāža" ir augstāka stila, oficiālāks, piemērotāks politisko un ekonomisko notikumu aprakstam, informācijai par zinātniskām un citām parādībām sabiedrības un valsts dzīvē.
Tātad instruktāža ir īsa dažādu pakāpju politisko, ekonomisko un kultūras darbinieku tikšanās ar preses pārstāvjiem. Brīfinga mērķis ir informēt presi par tās nostāju noteiktos jautājumos, vēlāk publicējot laikrakstos, žurnālos vai televīzijas pārraidēs. Tāpēc instruktāža var darboties kā sava veida PR darbība, kas piesaista sabiedrības uzmanību.
Parasti instruktāža tiek apkopota pēc notikuma, t.i. pēc tam, kad tas jau ir noticis. Instruktāža no parastās preses konferences atšķiras ar to, ka nav prezentācijas daļas un ir īss laika periods.
Tomēr instruktāžai ir savas īpatnības. Tēmas īsuma izklāsts paredz pārdomāta teksta klātbūtni un spēju ātri un skaidri atbildēt un atbildēt uz visiem jautājumiem.
Instruktāža ilgst ne vairāk kā 30 minūtes. No tām pirmās 10 minūtes tiek veltītas klātesošo amatpersonu iepazīstināšanai un viņu nostājas iepazīšanai. Atlikušais laiks tiek veltīts atbildēm uz plašsaziņas līdzekļu darbinieku uzdotajiem jautājumiem. Instruktāža nav dialogs, tie ir īsi jautājumi un tikpat īsi, bet pilnīgas informatīvas atbildes. Tāpēc dažreiz instruktāža notiek stāvot viesnīcas, lidostas vai administratīvās ēkas vestibilā.
Lai instruktāža būtu veiksmīga, ir pienācīgi jāveic tās sagatavošanas darbi. To veic uzticīgi sabiedrisko attiecību vadītāji. Kādu laiku pirms pasākuma viņi paziņo žurnālistiem par tā rīkošanas vietu un laiku, pēc tam pirms paša brīfinga viņi vēlreiz viņiem piezvana, precizē galvenos jautājumus, paziņo par īsās preses konferences galveno līniju un plāno secību runu. Tūlīt pirms instruktāžas tiek pārbaudīta audio un video aparatūras darbspēja un sagatavotība norises vietai.
