Izrakstu no darba grāmatas izdara organizācijas personāla dienesta darbinieks, pamatojoties uz darbinieka rakstisku iesniegumu trīs darba dienu laikā. Šis noteikums ir nostiprināts Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 62. pantu, kā arī 7. punktu Noteikumos par darba grāmatu glabāšanu un glabāšanu, darba grāmatu veidošanu un darba devēju nodrošināšanu, ko apstiprinājusi Krievijas Federācijas valdība 2003. gada 4. janvārī Nr. 225 "Par darba grāmatām".
Izraksts tiek sastādīts uz organizācijas veidlapas, ja tāda ir, un tā jāapstiprina ar galvas parakstu, kā arī organizācijas zīmogu. Izrakstā jābūt informācijai, kas norādīta titullapā, kā arī sadaļās "Informācija par darbu" un "Informācija par apbalvošanu". Izraksts no darba grāmatas darbiniekam tiek nodrošināts bez maksas.
Apliecinot izraksta atbilstību darba grāmatas oriģinālam, zem nepieciešamā "Paraksts" tiek uzlikts sertifikāta uzraksts, kas sastāv no šādiem elementiem: uzraksts "True"; sertificējošās personas amats; sertificējošās personas personīgais paraksts; paraksta atšifrēšana (iniciāļi, uzvārds); ticamības datums. Organizācija var izmantot speciāli izgatavotu zīmogu ar tekstu “Pareizi. Cilvēkresursu inspektors _ "vai cits līdzīgs teksts. Bet pat tad, ja ir zīmogs, sertificētāja paraksts jāpiestiprina ar rokām. Pilnvarotās amatpersonas zīmogs un paraksts liecina par darba grāmatas izraksta pareizību. Paziņojumā ir norādīts arī izdošanas datums un tiek izdarīta atzīme, ka dokumenta oriģināls atrodas attiecīgajā uzņēmumā, iestādē.
