Pareiza dokumentācijas glabāšana ļaus izvairīties no problēmām atrast pareizos līgumus. Pavadījis nedaudz laika vērtspapīru iesniegšanai, būsiet pārliecināts, ka nepieciešamie vienmēr būs pie rokas droši un veseli.
Instrukcijas
1. solis
Lai ērti atrastu nepieciešamo dokumentu, izveidojiet grāmatvedības grāmatu. Piešķiriet līgumam numuru un ierakstiet to šajā piezīmju grāmatiņā. Papildus sērijas numuram pierakstiet līguma noslēgšanas datumu. Žurnāla rindai vajadzētu izskatīties šādi: 1. Līgums Nr. 987DL, datēts ar 23.03.2010. Kopā piezīmēs norādiet līguma būtību, ja to prasa arhivēšanas korporatīvais stils.
2. solis
Izveidojiet katrai juridiskai personai savu dokumentu reģistru, ja organizācijā ir vairāki. Lai tos apzīmētu, izmantojiet parastos simbolus. Piemēram, SIA "Funny Pictures" līgumus ievadiet kā 987ВК. Un ar AS "Murzilka" noslēgtie līgumi ir 987 miljoni. Piešķiriet numurus stingri, lai izvairītos no neskaidrībām.
3. solis
Iesniedziet līgumu mapē tikai pēc tam, kad tas ir izgājis visus apstiprināšanas posmus, to ir parakstījuši abu pušu ģenerāldirektori un visi zīmogi ir ielikti. Lai dokumenti būtu drošībā, izvēlieties stiprinājumus cietajiem vākiem. Katrai juridiskai personai izveidojiet atsevišķu mapi.
4. solis
Lai līgumu ievietotu saistvielā, uzmanīgi noņemiet saspraudi, kas savieno loksnes. Ieduriet jaunas caurumus ar perforatoru. Ievietojiet dokumentu mapē un nostipriniet to ar metāla stīgām. Atdaliet vienu līgumu no cita ar tukšu A4 lapu.
5. solis
Ir vēl viens veids, kā arhivēt dokumentus. Iegādājieties caurspīdīgu failu kopu. Katru līgumu ievietojiet atsevišķā vāciņā un nostipriniet mapē.
6. solis
Neievietojiet vienā mapē pārāk daudz līgumu - lapas var saburzīties. Saistvielai vajadzētu viegli aizvērt, lai papīrs neizlūktos.
7. solis
Atlieciet uz plaukta atsevišķu plauktu mapju un dokumentu glabāšanai. Saistvielas beigās norādiet gadu un juridisko personu, par kuru tiek sastādīti līgumi. Tādējādi jūs varat ātri atrast nepieciešamos līgumus, ja nepieciešams.
8. solis
Nav nepieciešams glabāt mapes ar dokumentiem, kas noslēgti pirms trim līdz četriem gadiem. Ielieciet tos ciešās kartona kastēs, parakstot gadu un juridisko personu, kurai pieder līgums. Nosūtiet pakas uz noliktavu. Atrodiet sausu uzglabāšanas vietu. Mitrums var nogalināt vērtspapīrus.
