Nomenklatūra ir saraksts ar visiem gadījumiem, kas veido arhīvu un tiek nesen atvērti noteiktā organizācijā, ievesti sistēmā. Tajā jānorāda lietas indekss, nosaukums, noteiktie uzglabāšanas noteikumi.
Nomenklatūras šķirnes
Biroja darbā ir trīs galvenie nomenklatūras veidi: standarta, aptuvena un individuāla. Standarts ir noteikts ar federālo likumu un kalpo par paraugu nomenklatūras sastādīšanai tāda paša veida organizācijās. Aptuvenajā nomenklatūrā nav iekļauts stingri normalizēts gadījumu skaits. Tajā ir saraksts ar gadījumiem, kurus ieteicams atvērt ar to rādītājiem. Iepriekš minētie nomenklatūras veidi ir sastādīti valsts un pašvaldību organizācijās un iestādēs. Privāto organizāciju darbinieki, pamatojoties uz normatīvajiem aktiem, pārskatu veidiem, darba plāniem utt. tiek izstrādāts individuālu gadījumu saraksts. Tas ietver visu izveidoto uzņēmuma gadījumu apjomu.
Nomenklatūras sastādīšanas procedūra
Katru gadu, pamatojoties uz veco, tiek sastādīta jauna lietu nomenklatūra. Turklāt visi dokumenti var tikt pārskatīti. Svarīga nomenklatūras sastāvdaļa ir lietas glabāšanas laiks. Pamatojoties uz to, tiek izdalīti pagaidu, ilgstošas un pastāvīgas uzglabāšanas gadījumi. Pagaidu glabāšanas failu termiņš ir mazāks par desmit gadiem, ilgtermiņa glabāšanas laiks ir vairāk nekā desmit gadi. Attiecībā uz dokumentiem, kuru uzglabāšanas laiks ir beidzies, tiek sastādīts inventarizācija, kurā skaidri norādītajos gadījumos norāda dokumenta sērijas numuru, nosaukumu, izveidošanas gadu, lapu skaitu un citu informāciju. Pēc inventarizācijas sastādīšanas šie dokumenti tiek iznīcināti.
Strukturāli nomenklatūru attēlo sadaļas, apakšsadaļas. Tomēr šis dalījums ir raksturīgs valdības organizācijām un institūcijām. Privātās organizācijās šis dalījums ir nosacīts un drīzāk izceļ viņu darbības galvenās jomas, nevis atspoguļo varas un pakļautības attiecības.
Nomenklatūras tabula sastāv no piecām kolonnām: pirmajā ir lietas indekss, otrajā - lietas nosaukums, trešajā - lappušu skaits (norādīts kārtējā gada beigās), ceturtajā - glabāšanas periods nosaka normatīvie tiesību akti, piektais - piezīmes par lietas sākšanu, iekļaušanu uzskaitē iznīcināšanas nolūkā u.c.
Ilgtermiņa un pastāvīgas uzglabāšanas gadījumam, kas iekļauts nomenklatūrā, jābūt ne vairāk kā divsimt piecdesmit lappusēm. Ja ciematu skaits pārsniedz normu, ieteicams lietu sadalīt divās vai vairāk.
Apkopotā lietu nomenklatūra jāsaskaņo ar arhīvu nodaļu un jāparaksta organizācijas vadītājam.
