Jebkuras sanāksmes lēmums ir juridiski saistošs tikai tad, ja tas ir noformēts protokolā. Vecāku sapulces, māju īpašnieku vai akcionāru sapulču protokoli, protams, atšķiras pēc satura, taču prasības veidlapai vienmēr ir aptuveni vienādas.
Uzrakstiet uz melnraksta
Sapulces laikā ne vienmēr ir ērti rakstīt datorā, tāpēc protokolu vispirms var rakstīt uz melnraksta. Daļu informācijas var ievadīt pirms sapulces sākuma. Virsū uzrakstiet vārdu "Protokols", tieši zemāk - sapulces nosaukums un datums. Vēl zemāk pa kreisi uzrakstiet vārdu "Apmeklējis". Ja paredzams, ka lēmumu pieņems ar kvalificētu vai vienkāršu saraksta vairākumu, norādiet, cik cilvēku vajadzēja būt klāt. Tas ir svarīgi, piemēram, ja runa ir par māju īpašnieku tikšanos, kuriem jāizlemj, kā pārvaldīt māju, savākt naudu kapitālajam remontam utt. Uzrakstiet savu darba kārtību zemāk. Ja jūs plānojat apspriest jautājumus, par kuriem jūs vēl nezināt, pievienojiet vienumu "Dažādi". Dažos gadījumos būtu jāprecizē laika ierobežojums.
Pēc sapulces sākuma
Uzrakstiet, cik cilvēku ir klāt un cik vajadzētu būt. Zem dienas kārtības ierakstiet vārdu “Klausījos” un ievietojiet kolu. Punkti pa punktam pierakstiet jautājumus, runātāju vārdus un runu kopsavilkumu. Runātājiem var lūgt iepriekš iesniegt savas runas. Protokolā ierakstiet katram vadītājam uzdotos jautājumus un atbildes. Runājot par risinājumiem, tos var ievadīt pēc katra jautājuma vai kā vienu bloku protokola apakšdaļā. Noteikti norādiet, cik cilvēku balsoja "par", "pret", cik atturējās. Saskaņā ar lēmumiem uzrakstiet priekšsēdētāja un sekretāra vārdus un norādiet datumu. Dažos gadījumos ir jānorāda visu prezidija locekļu vārdi.
Ierakstiet tekstu datorā
Rakstot datorā, sekretārs parasti rediģē tekstu. Mēģiniet to rediģēt tā, lai tas nesalauztu nozīmi. Tas jo īpaši attiecas uz lēmumiem. Protokolu reģistrēšanai nav vienotas formas, taču parasti tiek piemēroti šādi noteikumi:
- teksts tiek rakstīts 14 punktu lielumā ar vienu vai pusotru intervālu;
- galvenā teksta izlīdzināšana - abās pusēs;
- nosaukuma izlīdzināšana - centrēta, apmeklētāju skaits - pa labi;
- rindkopas sākas ar sarkanu līniju.
Ierakstiet tekstu, neaizmirstiet atstāt vietu priekšsēdētāja un sekretāra parakstiem, kā arī ievietojiet parakstu atšifrējumus. Apakšā ievietojiet datumu. Izdrukājiet protokolu un ļaujiet priekšsēdētājam un sekretāram to parakstīt. Ir gadījumi, kad sanāksme notiek neklātienē. Šajā gadījumā runu teksti netiek rakstīti. Pārējais protokols tiek sastādīts tādā pašā veidā.
