Sanāksmes beigās ir jāizstrādā protokols, lai noteiktu sanāksmes darba kārtību, pieņemtos lēmumus, nosacījumus, kādos tie tiks īstenoti utt. Ir svarīgi sastādīt protokolu tūlīt pēc sanāksmes un neatlieciet "uz vēlāku laiku". Tas ir labi, ja profesionāls sekretārs var uzturēt protokolu. Tomēr, ja tas tā nav, to var izdarīt arī citas personas, kas zina noteiktus sapulču protokolu sastādīšanas noteikumus.
Instrukcijas
1. solis
Personai, kas sastāda sapulces protokolu, ir jāzina visi iepriekšējo sapulču lēmumi, lai izprastu pieņemto lēmumu loģiku. Ja sapulcē protokolējat, kopējiet vairāku iepriekšējo sapulču protokolus. Sanāksmē nekavējoties dokumentējiet darba kārtības jautājumus.
2. solis
Blakus katram darba kārtības punktam pierakstiet domas, kas tika izteiktas sanāksmes laikā. To var izdarīt īsi, jo protokols tiks noformēts nevis sanāksmes laikā, bet gan pēc tās. Šo piezīmju būtība ir tāda, ka ar tām jūs nepalaidīsit garām nevienu izteiktu svarīgu domu. Uzrakstiet arī to vārdu vārdus, kuri uzstājas, lai atcerētos, kas un par kādu tēmu teica. Rakstiet tikai faktus no paziņojumiem, nevis personīgos viedokļus vai pieņēmumus.
3. solis
Pašai protokola izpildei jānotiek tūlīt pēc sanāksmes, lai netiktu aizmirsti svarīgi punkti vai nezaudētu ieraksti. Protokolā jāiekļauj īss sapulces apraksts biznesa stilā. Lai to izdarītu, izmantojiet netiešo runu, uzrakstiet visu pagātnē: "II Ivanovs atzīmēja, ka …".
4. solis
Protokola saturam jābūt:
1. "vāciņi", kas norāda sapulces mērķi un datumu, dažreiz norādot arī sapulces sākuma laiku;
2. klātesošo un nepiedalīto personu saraksti;
3. pieņemto lēmumu kopsavilkums - norādot šo lēmumu ierosinātājus.
