Visām organizācijām ir personāla dokumenti. Tie tiek noslēgti, lai regulētu darba attiecības ar darbiniekiem. Jebkura pārskatīšana sākas ar šīs dokumentācijas pārbaudi, tāpēc ir ļoti svarīgi to pareizi formatēt.
Instrukcijas
1. solis
Sastādot jebkuru personāla dokumentu, galvenais ir vadīties pēc dažādiem likumiem, instrukcijām un citiem normatīvajiem dokumentiem. Jebkuru noteikumu pārkāpšana rada dažādas sankcijas.
2. solis
Dokumentus noformē pēc tam, kad organizācijas vadītājs ir publicējis rīkojumu. Pamatojoties uz visiem darbinieka personīgajiem dokumentiem, tiek aizpildītas veidlapas, piemēram, darba līgums.
3. solis
Pieņemot darbā, kadra darbiniekam ir jāizņem visu dokumentu kopijas un jāiesniedz darbinieka personas lietā. Nākotnē šai mapei varat pievienot arī dokumentus, piemēram, atvaļinājumu programmu. Jāsaka, ka privātfirmām personas lietas glabāšana nav nepieciešama.
4. solis
Jums vajadzētu arī veikt visu personas lietā pieejamo dokumentu uzskaiti, kas būtu hronoloģiskā secībā un saturētu sērijas numurus.
5. solis
Visas izmaiņas personas lietās tiek veiktas pēc paša darbinieka pieteikuma un saskaņā ar pievienotajām kopijām, piemēram, uzvārda maiņas gadījumā - laulības apliecība (šķiršanās). Tajā pašā laikā vecos dokumentus nevar pārstrādāt, tiem jāpaliek darbinieka personas lietā.
6. solis
Uz personas lietas vāka ir norādīta informācija par darbinieku, proti: personas lietas uzvārds, vārds, patronimitāte un sērijas numurs. Tad viņš tiek reģistrēts īpašā personisko lietu reģistrā.
7. solis
Atcerieties, ka personas lietas, kā arī darbinieku dokumenti jāglabā drošā vai citā drošā vietā. Atbildība par to jāuzņemas personāla darbiniekiem, kurus ieceļ ar vadītāja rīkojumu.
8. solis
Jāpatur prātā arī tas, ka personas lietas netiek pārsūtītas pašiem darbiniekiem, un tās var izpētīt tikai atbildīgas personas klātbūtnē.
