Katrs uzņēmums noslēdz līgumus (darbaspēks, piegāde, preču pirkšana). Parasti tie tiek glabāti arhīvos. Šo dokumentu izmantošanas ērtībai, kā arī to zaudēšanas iemesla novēršanai tie tiek reģistrēti. Tiek izveidots īpašs žurnāls, kurā tiek ierakstītas līgumu detaļas, papildu vienošanās par tām, kā arī noteikta viņu kustības hronoloģija.
Tas ir nepieciešams
- - žurnāls līgumu uzskaitei papīra formā;
- - programmatūras produkts līgumu uzskaitei;
- - uzņēmuma dokumenti.
Instrukcijas
1. solis
Dokumentam par līgumu uzskaiti nav vienotas formas. Bet jūs varat to pats izstrādāt vai iegādāties īpašu programmatūras produktu, kas paredzēts informācijas glabāšanai par līgumiem. Bet pirmā iespēja ir bezmaksas, apstājieties pie tā, ja jums nav vajadzīgas papildu izmaksas.
2. solis
Līguma grāmatvedības žurnāla titullapā ierakstiet dokumenta nosaukumu. Lūdzu, ievadiet sava uzņēmuma nosaukumu. Ja uzņēmums ir pietiekami liels, katrai struktūrvienībai ieteicams būt atsevišķam žurnālam. Šajā gadījumā uzrakstiet nodaļas nosaukumu. Ievadiet datumu, kad dokuments tika iesniegts, personas datus, personas, kas atbildīga par žurnāla uzturēšanu, stāvokli. Parasti tas ir personāla virsnieks, kurš sastāda līgumus ar personālu, juridiskās nodaļas darbinieks, kurš nodarbojas ar līgumu slēgšanu ar darījumu partneriem.
3. solis
Līguma grāmatvedības žurnāla titullapā ierakstiet dokumenta nosaukumu. Lūdzu, ievadiet sava uzņēmuma nosaukumu. Ja uzņēmums ir pietiekami liels, katrai struktūrvienībai ieteicams būt atsevišķam žurnālam. Šajā gadījumā uzrakstiet nodaļas nosaukumu. Ievadiet dokumenta iesniegšanas datumu, personas datus, par žurnāla uzturēšanu atbildīgās personas amatu. Parasti tas ir personāla virsnieks, kurš sastāda līgumus ar personālu, juridiskās nodaļas darbinieks, kurš nodarbojas ar līgumu slēgšanu ar darījumu partneriem.
4. solis
Izmantojot izklājlapu, izveidojiet astoņus grafikus. Drukāt uz papīra. Žurnāla pirmajā ailē ievadiet līguma sērijas numuru, otrajā - noslēgumā tam piešķirtā dokumenta numuru. Līguma grāmatvedības žurnāla trešajā un ceturtajā slejā ierakstiet dokumenta sākuma datumu, derīguma termiņu. Piektajā slejā norādiet līguma priekšmetu. Piemēram, sastāvdaļu piegādei.
5. solis
Sestajā ailē ievadiet darījuma partnera (piegādātāja, pircēja), darbinieka vārdu (ņemot vērā darba līgumus ar personālu). Žurnāla septītajā slejā ierakstiet, kurā mapē atrodas līgums (parasti mapēm arhīvos tiek piešķirts numurs), norādiet mapes atrašanās vietu. Astotajā ailē piestipriniet par par dokumentu glabāšanu atbildīgās personas parakstu (norādot viņa uzvārdu, iniciāļus). Mainot darbinieku, sastādiet līgumu par līgumu nodošanu, žurnālu viņu grāmatvedībai.
6. solis
Ja jums šķiet neērti manuāli izsekot līgumiem, pasūtiet programmatūras produkta izstrādi vai iegādājieties gatavu programmu. Tas var maksāt nedaudz naudas, taču elektroniskā formā šādam žurnālam ir dažas priekšrocības. Piemēram, reģistrējot līgumu, datorā varat norādīt ceļu uz dokumentu.
