Dokumentu reģistrācija ir process, kas izteikts, apstiprinot akreditācijas datus par konkrētu dokumentu, kad tas tiek nosūtīts, saņemts, izveidots. Pašlaik tiek izmantotas žurnālu, karšu un automatizētas dokumentu reģistrācijas formas.
Iekšējā dokumentu reģistrēšana ir neatņemama jebkuras valsts vai pašvaldības iestādes, iestādes, komercorganizācijas vai individuāla uzņēmēja darbības sastāvdaļa. Praksē šis process ir paredzēts, lai noteiktu pamatinformāciju par dokumentu īpašā formātā, kas tiek izmantots iekšējai reģistrācijai.
Šajā gadījumā iekšējā reģistrācija parasti tiek pakļauta ne tikai ienākošajiem un izejošajiem dokumentiem, bet arī pašā organizācijā izveidotajiem dokumentiem (piemēram, līgumiem ar darījumu partneriem). Atbildība par dokumentu reģistrēšanu bieži tiek uzticēta sekretāram vai lietvedim, lielās organizācijās tiek izveidoti veseli departamenti, lai optimizētu šo procesu.
Kādas ir dokumentu iekšējās reģistrācijas formas?
Visizplatītākā dokumentu iekšējās reģistrācijas forma joprojām ir žurnālu reģistrācija. Šajā gadījumā informācija par dokumentiem tiek ievadīta īpašā žurnālā, kas sadalīts vairākās kolonnās. Noteikti ievadiet datus par dokumenta saņemšanas, nosūtīšanas vai izveidošanas datumu, tā reģistrācijas numuru, nosaukumu un tā īso aprakstu.
Alternatīva forma ir dokumentu reģistrācija kartē, kurā informācija par katru dokumentu tiek ievadīta atsevišķā kartē, kuras aizpildīšanas noteikumi ir apstiprināti iepriekš. Visbeidzot, visprogresīvākā forma tiek uzskatīta par automatizētu dokumentu reģistrāciju, kas samazina dokumentu noformēšanu.
Kāda ir organizācijas ērtākā forma?
Dokumentu iekšējās reģistrācijas žurnāla formu var efektīvi izmantot mazās organizācijās, kur par attiecīgo procedūru ieviešanu ir atbildīgs viens speciālists. Šīs veidlapas trūkums ir tāds, ka vairākiem darbiniekiem nav iespējams vienlaikus strādāt pie dokumentu reģistrācijas, tāpēc tas nav piemērots lieliem uzņēmumiem. Turklāt vairāku dokumentu reģistrēšanas žurnālu klātbūtnē (piemēram, dažādās nodaļās) bieži rodas neskaidrības ar to reģistrācijas datiem.
Šie trūkumi tiek novērsti, izmantojot iekšējās reģistrācijas kartes veidlapu, kas ļauj ātri un efektīvi ierakstīt informāciju par jebkuru dokumentu skaitu. Ja uzņēmuma mērķis ir samazināt dokumentu lietošanu, ieteicams izmantot automatizētu iekšējās reģistrācijas veidlapu, kurai būs nepieciešama specializēta programmatūra.
